Por Elizabeth Harrin
Asimilar e interiorizar las lecciones aprendidas es un parte esencial para el óptimo desarrollo de los proyectos futuros, si bien es cierto compartir los conocimientos no es tarea fácil.
Basándonos en la experiencia, la mayoría de los Project Managers sienten, que ellos podrían transmitir lo aprendido bastante mejor. Sorprendentemente hacer bien todo esto, es difícil pues hay diversas maneras de difundir lo aprendido del proyecto, equipo, PMO.
¿Cómo se puede asimilar y transmitir las lecciones aprendidas? En las líneas posteriores te proponemos cinco formas para hacerlo y que puedes intentar:
Compartiendo lecciones aprendidas.
- Revisión al cierre del proyecto
Tu proyecto no suele tener una fecha fijada para su revisión, ¿verdad? Si no la hay, ya puedes planificar una fecha. Habla con tu PMO sobre un formato estándar de revisión post-proyecto donde si todo el equipo aporta sus experiencias y lecciones aprendidas, de una manera similar, será mucho más fácil el recopilar, compartir los resultados.
La revisión posterior del proyecto es una oportunidad para revisar lo que salió bien y lo que no. El equipo que proyecto debe de reunirse y apostar por un debate abierto, honesto que servirá para la mejora de próximos proyectos. Los resultados, de este modo, podrán ser compartidos con otros equipos de proyectos.
- Team meetings
No debes de esperar a la revisión posterior del proyecto para compartir las lecciones aprendidas. La revisión ha de ser un punto permanente en el orden del día de las reuniones de proyecto.
Anima a las personas que forman el equipo a que compartan las lecciones que han aprendido. Siempre hay algo que merece ser compartido y discutido.
Se creerá así un ambiente, en el cual se presentarán lecciones a partir de las cuales todo el equipo podrá aprender. Esta cultura promueve el aprendizaje organizacional. Animar a los jefes y miembros de equipo a que hablen abiertamente expresando cada uno lo que hizo bien y lo que debería de mejorar en ocasiones futuras.
- Comidas y sesiones de aprendizaje
Los dos puntos anteriores son realmente útiles. Un almuerzo puede ser una ocasión para aprender pues se crea una reunión abierta en la que podemos discutir acerca de un tema en particular. Cualquier persona del equipo podrá acercarse y conseguiremos llegar a un público amplio. Una ocasión para transmitir las lecciones aprendidas. En estas almuerzos de trabajos también podremos invitar a miembros de otros equipos de proyectos en definitiva otros PMO, que podrán informarse acerca de otros proyectos.
- One-to-one meetings
Cuando tienes renuniones one-to-one con los miembros del equipo o simplemente con aquellos que interesados en el proyecto, aprovecha esta oportunidad para preguntarles acerca de las lecciones aprendidas.
En este entorno, todos estarán más dispuestos a compartir sus experiencias. Se producirá así un feedback, cada miembro expondrá sus opiniones que pueden ser recogidas a modo de consejos de gran utilidad.
Cuando las personas han finalizado un proyecto con éxito, tienden a comentar los éxitos del proyecto en un ambiente de grupo. Por el contrario, en el caso de que las cosas no hayan ido especialmente bien, los miembros del equipo serán más reticentes a confesar aquello que dificulto el éxito del proyecto.
- Wikis
Si su PMO, aun no tiene wiki sugiérale que cree una Wiki.
Son fáciles de crear y cualquiera puede añadir información en ellos. Debe de estar en continua actualización con nuevas lecciones aprendidas a medida que avanza su proyecto.
El wiki se ha convertido en una fuente muy útil del histórico de las lecciones históricas de los proyectos. Cuando comiences a trabajar en tu próximo proyecto puedes revisar rápidamente los temas importantes, que te dará información actualizada acerca de las prácticas de trabajo y qué fue lo que hizo que otros proyectos finalizaran con éxito (o no).
No tiene mucho sentido poner en marcha una revisión post- proyecto formal, un wiki o cualquier otro método de compartir las lecciones aprendidas, si los errores no quedan recogidos. Debemos de tener cuidado, de que los errores cometidos anteriormente no tienden a repetirse.
Author bio
Elizabeth Harrin is a career project and programme manager with a decade of experience in healthcare and financial services. She is Director of The Otobos Group, a project communications consultancy and author of Social Media for Project Managers and the award-winning blog A Girl’s Guide to Project Management.
Post original: http://www.esi-intl.co.uk/blogs/pmoperspectives/index.php/2014/03/five-ways-for-project-managers-to-share-lessons-learned/
ESI Internacional: http://www.esi-sp.com/
Proyectos, Gestión y Excelencia 